Première session, protocole de constatation des faits et conduite de la procédure – Règlement de constatation des faits du CIRDI (Règlements 2022)
Exposés écrits initiaux
Quinze jours après la constitution du comité, chaque partie doit déposer un bref exposé écrit préliminaire (article 12(1) du Règlement de constatation des faits). Cet exposé est l’occasion pour chacune des parties de partager son point de vue sur le mandat du comité, l’objet de l’enquête, les documents pertinents, les personnes à interroger, les transports sur les lieux à prévoir et toutes autres questions pertinentes.
Première session
La première session doit être organisée dans les 30 jours de la constitution du comité, à moins que les parties ne conviennent d’un délai différent (article 12(2) du Règlement de constatation des faits).
La première session peut se tenir en présence physique des participants, par téléphone ou par visioconférence.
Cette première session a pour objectif de déterminer le protocole applicable à la conduite de la procédure (article 12(3) du Règlement de constatation des faits).
Les questions qui y sont discutées concernent notamment :
- le mandat du comité
- la procédure applicable à la conduite de l’instance, en ce compris
- la ou les langues de la procédure,
- les modalités de communication,
- le lieu des réunions,
- la tenue de sessions à distance ou en personne,
- les étapes suivantes de l’instance,
- le traitement des informations et des documents,
- les personnes à interroger,
- les transports sur les lieux,
- toute autres questions d’ordre procédural ou administratif ;
- l’opportunité de prévoir, ou non, que le rapport établi par le comité aura force obligatoire à l’égard des parties
- l’opportunité d’introduire, ou non, dans le rapport,, des recommandations formulées par le comité.
Protocole de constatation des faits
Les points d'accord conclus lors de la première session sont consignés dans un protocole de constatation des faits (article 12(3) du Règlement de constatation des faits) établi par le comité. La procédure est conduite conformément au protocole ainsi convenu (article 12(4) du Règlement de constatation des faits).
Toutes les questions qui n’auront pas été prévues par le Règlement de constatation des faits, ou qui n’auront pas fait l’objet d’un accord préalable entre les parties dans le protocole, seront tranchées d’un commun accord entre les parties ou, à défaut d’accord, par le comité (article 12(5) du Règlement de constatation des faits).
Conduite de la procédure
Le comité doit traiter les parties sur un pied d’égalité et donner à chacune d’elles une possibilité raisonnable de participer à l’instance (article 13(1) du Règlement de constatation des faits).
Il doit conduire l’instance avec célérité et efficacité en termes de coûts, et consulter régulièrement les parties sur la conduite de l’instance (article 13(1) du Règlement de constatation des faits).
De même, les parties doivent coopérer avec le comité, mais aussi entre elles, et participer à l’instance de bonne foi, ainsi qu’avec célérité et efficacité en termes de coûts (article 13(2) du Règlement de constatation des faits).
Les parties doivent s’efforcer de fournir au comité tous documents, explications ou autres informations utiles que celui-ci pourrait leur demander, participer aux sessions du comité, et faire tout leur possible pour faciliter l’enquête du comité (article 13(2) du Règlement de constatation des faits).