(1) Chaque partie dépose auprès du Secrétaire général un exposé écrit préliminaire n’excédant pas 50 pages dans un délai de 15 jours suivant la date de constitution du Comité, à moins que les parties n’en conviennent autrement, et en tout état de cause avant la première session. L’exposé préliminaire présente le point de vue de la partie concernée sur le mandat du Comité, l’objet de l’enquête, les documents pertinents, les personnes devant être interrogées, le transport sur les lieux et toutes autres questions pertinentes. Le Secrétaire général transmet les exposés écrits préliminaires au Comité et à l’autre partie.
(2) Le Comité tient sa première session avec les parties dans les 30 jours suivant sa constitution ou tout autre délai dont les parties peuvent convenir.
(3) Lors de la première session, le Comité détermine le protocole de la constatation des faits (« protocole ») après consultation des parties sur les questions de procédure, notamment :
(a) le mandat du Comité ;
(b) la procédure applicable à la conduite de l’instance, notamment les langues de la procédure, les modalités de communication, le lieu des réunions, si celles-ci sont tenues en personne ou de manière virtuelle, les étapes suivantes de l’instance, le traitement des informations et des documents, les personnes à interroger, le transport sur les lieux et toutes autres questions d’ordre procédural ou administratif ;
(c) la question de savoir si le rapport devant être établi aura force obligatoire pour les parties ; et
(d) la question de savoir si le Comité devrait formuler des recommandations dans son rapport.
(4) Le Comité conduit l’instance conformément au protocole et prend toutes mesures nécessaires à l’exécution de son mandat. À cette fin, il prend toutes décisions requises pour la conduite de l’instance.
(5) Toutes questions non prévues par le présent Règlement, ou n’ayant pas fait l’objet d’un accord préalable entre les parties, sont tranchées d’un commun accord entre les parties ou, à défaut d’accord, par le Comité.
(1) Le Comité traite les parties sur un pied d’égalité et donne à chacune d’elles une possibilité raisonnable de participer à l’instance. Il conduit l’instance avec célérité et efficacité en termes de coûts et consulte régulièrement les parties sur la conduite de l’instance.
(2) Les parties collaborent avec le Comité et l’une avec l’autre et conduisent l’instance de bonne foi et avec célérité et efficacité en termes de coûts. Elles s’efforcent de fournir toutes explications, tous documents ou toutes autres informations pertinent(e)s demandé(e)s par le Comité et participent aux sessions du Comité. Elles déploient leurs meilleurs efforts pour faciliter l’enquête du Comité.
Les délais visés dans le présent Règlement sont calculés à compter du lendemain de la date à laquelle est accompli l’acte procédural qui commence la période en question et prennent en compte l’heure en vigueur au siège du Centre. Un délai est respecté si l’acte procédural est accompli à la date en question ou le jour ouvré suivant, si cette date tombe un samedi ou un dimanche.
Sauf accord contraire des parties :
(a) les honoraires et frais du Comité ainsi que les frais administratifs et les coûts direct du Centre sont supportés à parts égales par les parties ; et
(b) chaque partie supporte tous autres frais exposés par elle dans le cadre de l’instance.
(1) Toutes les informations relatives à l’instance de constatation des faits, ou tous documents générés ou obtenus durant l’instance demeurent confidentiels, sauf si :
(a) les parties en conviennent autrement ;
(b) les informations ou les documents sont disponibles de manière indépendante ; ou
(c) la divulgation est exigée par la loi.
(2) Sauf accord contraire des parties, le fait qu’elles ont recours ou ont eu recours à la constatation des faits est confidentiel.
Une partie ne peut, à l’occasion d’autres instances, se fonder sur des positions prises, des admissions formulées ou des opinions exprimées par l’autre partie ou par les membres du Comité au cours de l’instance de constatation des faits, à moins que les parties n’en conviennent autrement.