L’instance prend fin par :
(a) l’envoi de la notification par le Secrétaire général conformément à l’article 9(4) ;
(b) l’émission d’un procès-verbal par le Comité ; ou
(c) une notification des parties qu’elles ont convenu de mettre fin à l’instance.
Si une partie ne participe pas à l’instance ou ne collabore pas avec le Comité, et que le Comité estime qu’il n’est plus en mesure d’exécuter son mandat, il prend acte, après en avoir informé les parties, du défaut de participation ou de collaboration de cette partie dans son procès-verbal.
(1) Le procès-verbal est écrit et contient les informations suivantes :
(a) le mandat du Comité ;
(b) le protocole suivi ;
(c) un bref résumé de la procédure ;
(d) une recommandation si les parties le demandent ; et
(e) les faits constatés par le Comité et les raisons pour lesquelles certains faits ne peuvent pas être considérés comme constatés ; ou
(f) une indication du défaut de participation ou de collaboration d’une partie conformément à l’article 19.
(2) Le procès-verbal est adopté à la majorité des membres et signé par eux. Si un membre ne signe par le procès-verbal, il en est fait mention.
(3) Tout membre peut joindre au procès-verbal une déclaration s’il est en désaccord sur certains des faits constatés.
(4) Sauf accord contraire des parties, le procès-verbal du Comité n’a pas force obligatoire pour les parties, qui sont libres de lui donner ou non effet.
(1) Après signature du procès-verbal par les membres du Comité, le Secrétaire général, dans les meilleurs délais :
(a) envoie à chaque partie une copie certifiée conforme du procès-verbal, en indiquant la date d’envoi sur le procès-verbal ; et
(b) dépose le procès-verbal aux archives du Centre.
(2) Le Secrétaire général fournit à une partie, sur demande, des copies certifiées conformes supplémentaires du procès-verbal.