Les parties qui souhaitent introduire une instance de constatation des faits en application du présent Règlement déposent une requête conjointe auprès du Secrétaire général et paient le droit de dépôt publié dans le barème des frais.
(1) La requête :
(a) est rédigée en anglais, en espagnol ou en français, ou dans toute autre langue avec l’accord du Secrétaire général ;
(b) désigne chaque partie à l’instance et fournit ses coordonnées, notamment son adresse électronique, son adresse postale et son numéro de téléphone ;
(c) est signée par chaque partie requérante ou son représentant et est datée ;
(d) est accompagnée d’une preuve de l’habilitation à agir de tout représentant ;
(e) est déposée par voie électronique, à moins que le Secrétaire général n’autorise le dépôt de la requête sous une autre forme ;
(f) si la partie requérante est une personne morale, indique qu’elle a obtenu toutes les autorisations internes nécessaires aux fins de déposer la requête et est accompagnée de ces autorisations ;
(g) indique que l’instance implique un État ou une OIER, contient une description de l’investissement auquel l’instance se rapporte, et indique les faits à examiner et les circonstances pertinentes ;
(h) est accompagnée de l’accord des parties prévoyant le recours à une constatation des faits en application du présent Règlement ; et
(i) contient toutes propositions ou accords convenus entre les parties en ce qui concerne la constitution d’un Comité de constatation des faits (« Comité »), les qualifications de son ou ses membres, son mandat et la procédure à suivre durant la constatation des faits.
(2) Tout document justificatif dans une langue autre que l’anglais, l’espagnol, le français, ou toute autre langue approuvée par le Secrétaire général en application de l’article 6(1)(a), est accompagné d’une traduction dans l’une de ces langues. Il suffit que seule soit traduite la partie pertinente du document, étant entendu que le Secrétaire général peut demander une traduction plus complète ou intégrale du document.
(1) Le Secrétaire général accuse réception de la requête dans les meilleurs délais.
(2) Dès réception de la requête et du droit de dépôt, le Secrétaire général enregistre la requête s’il apparaît au vu des informations fournies que la requête entre dans le champ d’application de l’article 2(1).
(3) Le Secrétaire général notifie aux parties l’enregistrement de la requête ou le refus d’enregistrer celle-ci et les motifs de ce refus.
(4) La notification de l’enregistrement de la requête :
(a) indique que la requête a été enregistrée et précise la date de l’enregistrement ;
(b) confirme que toutes correspondances destinées aux parties dans le cadre de l’instance leur seront envoyées aux coordonnées figurant dans la notification, à moins que des coordonnées différentes ne soient indiquées au Secrétaire général ; et
(c) invite les parties à constituer sans délai un Comité.