(1) Si les parties notifient au Secrétaire général avant la constitution de la Commission qu’elles sont convenues de se désister de l’instance, le Secrétaire général rend une ordonnance prenant acte de la fin de l’instance.
(2) Si une partie requiert le désistement de l’instance avant la constitution de la Commission, le Secrétaire général fixe un délai dans lequel l’autre partie peut s’opposer à ce désistement. Si aucune objection n’est soulevée par écrit dans ce délai, l’autre partie est réputée avoir accepté le désistement et le Secrétaire général rend une ordonnance prenant acte de la fin de l’instance. Si une objection est soulevée par écrit pendant ce délai, l’instance se poursuit.
(3) Si, avant la constitution de la Commission, les parties n’accomplissent aucun acte procédural pendant 150 jours consécutifs, le Secrétaire général leur notifie le délai écoulé depuis le dernier acte procédural accompli. Si les parties n’accomplissent aucun acte dans les 30 jours suivant la notification, elles sont réputées s’être désistées de l’instance et le Secrétaire général rend une ordonnance prenant acte de la fin de la conciliation. Si l’une ou l’autre des parties accomplit un acte dans les 30 jours suivant la notification du Secrétaire général, l’instance continue.
(1) Si les parties se mettent d’accord sur certains ou sur l’ensemble des points en litige, la Commission clôt l’instance et établit son procès-verbal prenant note des points en litige et prenant acte des points sur lesquels les parties sont parvenues à un accord.
(2) Les parties peuvent remettre à la Commission le texte complet et signé de leur accord de règlement amiable et lui demander de l’incorporer dans son procès-verbal.
À une étape quelconque de l’instance et après en avoir donné notification aux parties, la Commission clôt l’instance et établit son procès-verbal prenant note des points en litige et prenant acte de l’impossibilité pour les parties de parvenir à un accord sur les points en litige durant la conciliation si :
(a) la Commission estime qu’il n’y a aucune possibilité d’accord entre les parties ; ou
(b) les parties informent la Commission qu’elles sont convenues de mettre fin à la conciliation.
Si l’une des parties s’abstient de comparaître ou de participer à l’instance, la Commission, après en avoir donné notification aux parties, clôt l’instance et établit son procès-verbal constatant que le différend a été soumis à la conciliation et que la partie en question s’est abstenue de comparaître ou de participer à l’instance.
(1) Le procès-verbal est écrit et contient, outre les informations spécifiées aux articles 35-37 :
(a) la désignation précise de chaque partie ;
(b) les noms des représentants des parties ;
(c) une déclaration selon laquelle la Commission a été constituée en vertu de la Convention, et la description de la méthode selon laquelle elle a été constituée ;
(d) le nom de chaque membre de la Commission et de l’autorité ayant nommé chacun d’eux ;
(e) la date et le lieu de la première session et des réunions de la Commission avec les parties ;
(f) un bref résumé de la procédure ;
(g) le texte complet et signé de l’accord de règlement des parties si les parties le demandent en application de l’article 35(2) ;
(h) un état des frais de la procédure, y compris les honoraires et frais de chaque membre de la Commission, et la répartition des frais incombant à chaque partie en application de l’article 8 ; et
(i) tout accord des parties en application de l’article 35 de la Convention.
(2) Le procès-verbal est signé par les membres de la Commission. Il peut être signé par voie électronique si les parties en conviennent. Si l’un des membres ne signe pas le procès-verbal, il en est fait mention.
(1) Après signature du procès-verbal par les membres de la Commission, le Secrétaire général, dans les meilleurs délais :
(a) envoie à chaque partie une copie certifiée conforme du procès-verbal, en indiquant la date d’envoi sur le procès-verbal ; et
(b) dépose le procès-verbal aux archives du Centre.
(2) Le Secrétaire général fournit à une partie, sur demande, des copies certifiées conformes supplémentaires du procès-verbal.