Mémorandum sur les honoraires et frais dans les instances CIRDI (2022)

(en vigueur au 1er juillet 2022)

Les membres de Commissions, Tribunaux, Comités ad hoc, Comités de constatation des faits et les médiateurs dans les instances CIRDI (ci-après « les membres ») sont en droit de percevoir des honoraires pour chaque heure de travail effectué, des allocations journalières , ainsi que le remboursement des frais de déplacement et autres dépenses visés à l’article 14 du Règlement administratif et financier du CIRDI, à l’article 6(1) du Règlement administratif et financier du Mécanisme supplémentaire du CIRDI, l’article 6(1) du Règlement administratif et financier de la Constatation des faits du CIRDI, ou à l’article 6(1) du Règlement administratif et financier de la Médiation du CIRDI, selon le texte applicable. Ce mémorandum explique ces prestations et la manière dont elles sont calculées, réclamées et versées.

I. HONORAIRES

  1. Les membres reçoivent des honoraires de 500 USD pour chaque heure de travail effectué se rapportant à l’instance, y compris chaque heure de participation aux audiences, sessions et réunions.
     
  2. A l’occasion des déplacements effectués pour des audiences, sessions ou réunions organisées en dehors de la ville où il a sa résidence habituelle, un membre reçoit des honoraires de 250 USD pour chaque heure passée à voyager, par voie aérienne ou terrestre, pour se rendre sur le lieu de l’audience, de la session ou de la réunion, et en revenir.
     
  3. Tous les travaux effectués au cours de ces déplacements peuvent être facturés au taux horaire de travail (500 USD) plutôt qu’au taux horaire de déplacement (250 USD).

II. ALLOCATIONS JOURNALIERES

  1. Les membres sont en droit de percevoir les allocations journalières forfaitaires visées aux paragraphes 5 et 6 ci-dessous, pour chaque jour passé hors de leur ville de résidence habituelle, à l’occasion de déplacements se rapportant à une instance.
     
  2. Lorsqu’un déplacement requiert un hébergement de nuit, le montant de l’allocation journalière est de 900 USD par jour complet. Cette allocation couvre toutes les dépenses personnelles, y compris les frais de logement, les taxes de séjour, les frais de service, les repas, les pourboires, le transport urbain (taxis ou autres moyens de transport), la blanchisserie, les communications personnelles et l’accès à internet.
     
  3. Pour les déplacements à la journée ne requérant pas d’hébergement de nuit, le montant de l’allocation journalière s’élève à 200 USD. Cette allocation couvre toutes les dépenses personnelles, y compris les repas, les pourboires, le transport urbain (par taxis ou autres moyens de transport), la blanchisserie, les communications personnelles et l’accès à internet.
     
  4. Les membres sont en droit de réclamer l’allocation journalière de 200 USD pour chaque journée de déplacement à destination et en provenance du lieu d’audience, de session ou de réunion, lorsqu’aucun hébergement n’est nécessaire, ainsi que pour le jour de leur retour vers leur ville de résidence. Cette allocation couvre toutes les dépenses personnelles, y compris les repas, les pourboires, le transport urbain (par taxis ou autres moyens de transport), la blanchisserie, les communications personnelles et l’accès à internet.

III. FRAIS DE DEPLACEMENT

  1. Lorsque les membres doivent se rendre à une audience, une session ou une réunion en dehors de leur ville de résidence, ils sont en droit de réclamer le remboursement des frais de transport par voie aérienne ou terrestre à destination et au retour du lieu de l’audience, de la session ou de la réunion.
     
  2. Les membres sont autorisés à voyager dans la classe immédiatement supérieure à la classe économique. Le remboursement est effectué, dans chaque cas, en fonction des frais de transport réellement engagés. Les reçus et la copie du titre de transport du membre, ou la carte d’embarquement électronique, doivent être soumis avec la demande de remboursement.
     
  3. Les membres peuvent demander le remboursement des frais de taxi en provenance et à destination des points de départ et d’arrivée, dans la ville de résidence, ainsi que là où se tient l’audience, la session ou la réunion. Les reçus doivent être soumis avec la demande de remboursement.
     
  4. En cas de déplacement effectué en véhicule personnel, une « allocation kilométrique » sera versée à un taux de 0,535 USD par mile, soit 0,33 USD par km.
     
  5. Tous les déplacements doivent être effectués au tarif le plus avantageux possible, et, dans la mesure du possible, en utilisant un moyen de transport qui minimise leur impact sur l’environnement.

IV. AUTRES FRAIS REMBOURSABLES

  1. Les membres ont droit au remboursement des dépenses raisonnablement engagées pour les seuls besoins de l’instance. Il peut s’agir, par exemple, de frais postaux et de frais engagés pour la destruction de documents liés à l’instance.
     
  2. Les demandes de remboursement de toutes ces dépenses doivent être accompagnées de reçus.

V. DEMANDES DE PAIEMENT ET REGLEMENT

  1. Les demandes de paiement d’honoraires, d’allocations journalières et de frais doivent être soumises par voie électronique à l’adresse [email protected] au moyen du formulaire de demande de paiement de d’honoraires et de remboursement de frais du Centre (cliquez ici afin d'obtenir les instructions pour remplir le formulaire).
     
  2. Les demandes de paiement doivent être soumises régulièrement, et au moins tous les trimestres. Les demandes de paiement finales doivent être soumises avant que l’instance ne prenne fin.
     
  3. Les demandes de paiement au titre de travaux effectués doivent être détaillées et assorties de la liste de chacun des travaux accomplis, laquelle devra être annexée au formulaire de demande de paiement. Les reçus attestant de toutes les dépenses dont le remboursement est réclamé doivent également être joints au formulaire de demande de paiement.
     
  4. Un état financier détaillé du compte de l’affaire est tenu à la disposition des parties à tout moment au cours de l’instance et à la conclusion de celle-ci.
     
  5. Les membres reçoivent de manière régulière un état financier du compte de l’affaire et sont encouragés, au cours de l’instance, à se transmettre entre eux copies de leurs formulaires de demande de paiement, afin de s’assurer que la procédure est menée de manière aussi efficace que possible en termes de coûts.
     
  6. Les sommes versées aux membres n’incluent pas la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), ni aucun autre impôt ou droit susceptible d’être prélevé sur les honoraires des membres. La question du recouvrement de ces impôts ou droits doit être exclusivement réglée entre les membres et les parties.
     
  7. Les demandes de paiement sont examinées, traitées et approuvées par le Secrétariat, et leur règlement est effectué par virement bancaire sur les comptes en banque indiqués par les membres. Le CIRDI traite habituellement les demandes de paiement dans les 3 à 7 jours qui suivent leur réception.
     
  8. Le paiement sera différé si le Tribunal ou le Comité n’a pas respecté les délais établis par les règlements applicables pour rendre ordonnances, décisions ou sentences. Tout paiement différé sur ce fondement sera effectué dès que le Tribunal ou le Comité se sera conformé aux dispositions en question.
     
  9. Toute demande d’augmentation des honoraires ou de l’allocation journalière doit être formulée auprès du Secrétaire général, avant la constitution de la Commission, du Tribunal ou du Comité, ou avant la transmission de la demande de médiation, et elle doit être accompagnée d’un document écrit la justifiant.