Note d’information sur la protection des données à caractère personnel - Membres

Traitement des données à caractère personnel par le CIRDI

La présente Note d’Information sur la protection des données à caractère personnel à destination des Membres (la « Note d’Information ») apporte des informations concernant le traitement[1] par le CIRDI des données à caractère personnel[2] des membres des tribunaux arbitraux, des commissions de conciliation, des comités ad hoc et de constatation des faits et des médiateurs (désignés ci-après sous le terme de « Membres »), dans le cadre de l’administration des instances régies par la Convention et les Règlements du CIRDI, ainsi que par d’autres règlements tels que le Règlement d’arbitrage de la CNUDCI (les « Instances »). La présente Note d’Information s’applique aux activités de traitement de données menées par le CIRDI au cours de l’administration des Instances, ainsi qu’à d’autres activités exercées par le Centre en rapport avec des instances.

Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour permettre au CIRDI d’exécuter le mandat qui lui a été confié de (i) administrer les Instances ; (ii) favoriser la compréhension du droit des investissements et des procédures y afférentes, ainsi que leur transparence ; (iii) nommer des Membres ; et (iv) mener à bien toutes les autres activités qui y sont liées. 

Les données à caractère personnel qui sont traitées par le CIRDI ont trait aux parties, parties non-contestantes, parties à un traité qui ne sont pas parties au différend, représentants et avocats, témoins et experts, Membres, assistants, candidats dont la nomination est envisagée, interprètes, sténographes et toutes les autres personnes physiques impliquées dans les Instances (ci-après des « Participants »).

Aucun traitement de données à caractère personnel qui serait effectué par des Participants dans l’exercice de leurs mandats ou fonctions, ou dans le cadre de leur participation aux Instances, n’entre dans le champ d’application de la Note d’Information et ne peut être attribué ou imputé au CIRDI.

[Pour le traitement de données à caractère personnel dans le contexte de manifestations organisées par le CIRDI, veuillez consulter la Note d’Information sur la protection des données à caractère personnel relative aux manifestations.

Pour le traitement de données à caractère personnel dans le contexte de toutes les autres activités menées par le CIRDI, veuillez consulter la Note d’Information générale du CIRDI sur la protection des données à caractère personnel.

Types d’Informations traitées

Dans le cadre des Instances et de ses autres activités liées aux affaires, le CIRDI peut être amené à procéder au traitement des types de données à caractère personnel suivants :

• vos nom, coordonnées (adresse, numéro de téléphone et e-mail), coordonnées bancaires, renseignements personnels permettant de vous identifier (dont ceux figurant sur votre passeport) ; 

• d’autres données à caractère personnel (a) que les Participants nous communiquent, ou (b) que nous recueillons auprès de tiers ou de sources accessibles au public ;

• des informations permettant de déterminer si vous-même ou des entités qui vous sont liées font l’objet de sanctions économiques ou d’autres restrictions légales ou réglementaires ;

• d’autres informations, après notification, raisonnablement nécessaires à l’accomplissement par le CIRDI de son mandat et des obligations qui lui incombent en vertu de la Convention CIRDI. 

Finalités du traitement

Pour honorer son mandat et les obligations qui lui incombent en vertu de la Convention CIRDI, le CIRDI peut être amené à procéder au traitement de vos données à caractère personnel, notamment aux fins :

• d’apprécier la disponibilité, les qualifications, l’adéquation et tout conflit d’intérêts des candidats au poste de Membres dans les Instances ;

• de leur insertion dans les Listes d’arbitres et de conciliateurs du CIRDI, et de la publication de celles-ci ;

• de leur insertion dans les base de données en ligne du CIRDI concernant les arbitres, conciliateurs et membres de comités ad hoc (cf. infra) ;

• de régler les demandes de paiement déposées par les Membres en vertu du Règlement administratif et financier et du Mémorandum sur les honoraires et frais dans les instances du CIRDI ;

• de faciliter la conduite générale des Instances, notamment en utilisant tous moyens de communication et en accomplissant toutes tâches administratives, selon les besoins ;

• de donner accès à la plateforme de partage de dossiers du CIRDI (Box) et à d’autres plateformes de dépôt de documents en ligne, et d’assurer la continuité et la sécurité de ces services ;

• de délivrer des certificats de mission pour faciliter les déplacements vers les audiences et les réunions organisées dans le cadre des Instances;

• de leur insertion dans les sentences, décisions et ordonnances, et de la publication de celles-ci (avec ou sans caviardage) conformément au règlement applicable ou à l’accord des parties. Ceci comprend une ventilation des honoraires et frais réglés aux Membres, comme le détaille la sentence ou la décision concernée ;

• de la publication d’informations liées aux affaires dans le cadre des Instances, comme par ex., votre nom et votre (ou vos) nationalité(s) ;

• de produire et de publier des analyses de données et des recherches concernant les affaires administrées par le CIRDI. 

Partage de données à caractère personnel

Le CIRDI ne vend ni ne divulgue aucune des données à caractère personnel recueillies comme précisé ci-dessus, en dehors des cas décrits dans la présente Note d’information.

Selon les circonstances, et afin de leur permettre d’accomplir leurs missions, le CIRDI peut être amené à partager des données à caractère personnel avec (i) des Membres, des assistants, des parties, leurs représentants et leur avocat, des témoins et des experts, ainsi que d’autres personnes physiques impliquées dans les Instances, et (ii) des prestataires de services externes, dont, notamment, des sténographes, des interprètes ou d’autres prestataires, selon ce qu’exige l’administration des Instances, et sous réserve des lois et règlementations applicables en matière de protection de données et des conditions applicables en matière de confidentialité et de sécurité. Les prestataires de services externes avec lesquels nous sommes susceptibles de partager des données à caractère personnel (i) ne sont pas autorisés par le CIRDI à les utiliser ou à les divulguer, en dehors de ce qui est nécessaire à l’exécution de leurs services au profit du CIRDI, et (ii) doivent, comme l’exige le CIRDI, préserver de manière adéquate la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’ils traitent pour le compte du Centre.

Base de données des CV des arbitres, conciliateurs et membres des comités ad hoc du CIRDI

Le CIRDI entretient une base de données des CV des arbitres, conciliateurs, et membres de comités ad hoc afin d’aider les utilisateurs à sélectionner des candidats susceptibles d’être nommés et de procéder à des recherches sur les qualifications et antécédents de personnes nommées antérieurement. Les arbitres, conciliateurs et membres de comités ad hoc communiquent au CIRDI toutes les informations personnelles qui figurent dans leurs CV, lesquelles sont traitées et publiées avec leur consentement. Il appartient aux Membres de procéder à toutes les mises à jour nécessaires pour actualiser leurs informations personnelles et ceux-ci sont tenus de les notifier au CIRDI par email adressé à : icsid_cvproject@worldbank.org. 

Règlementations sur la protection et la confidentialité des données

Au cours des Instances, les parties, leurs avocats et représentants, les témoins et experts, les Membres et les assistants sont tenus de se conformer aux réglementations applicables en matière de protection et de confidentialité des données, notamment en informant de manière adéquate les personnes concernées dont les données à caractère personnel feront l’objet d’un traitement dans le cadre des Instances. Il convient de discuter de toutes les lois applicables sur la protection et la confidentialité des données aussi tôt que possible dans le cours des Instances.

Stockage et conservation des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont stockées autant que nécessaire pour satisfaire les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, et se conformer à toutes exigences légales, comptables, ou en matière d’information ou d’archivage, et ce dans le respect des politiques relatives aux délais de conservation et d’élimination applicables au sein du Groupe de la Banque Mondiale et du CIRDI. 

Le CIRDI met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour se prémunir contre tout traitement non autorisé de données à caractère personnel, ainsi que la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle. 

Les Membres doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dont notamment le cryptage, si besoin est, pour se prémunir contre tout traitement non autorisé de données à caractère personnel, ainsi que la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentel.

Les arbitres et membres des comités ad hoc conservent les dossiers relatifs à l’instance pendant 45 jours à compter de l’envoi de la sentence ou de la décision d’annulation. Les arbitres et les membres des comités ad hoc (à l’issue de ce délai de conservation de 45 jours), ainsi que les conciliateurs, les médiateurs et les Membres chargés de la constatation des faits, pourront, sous réserve de tout accord avec les parties, éliminer les copies électroniques et/ou imprimées de leurs dossiers, et, le cas échéant, le feront de manière sécurisée.

Acceptation de la Note d’Information et des informations sur le traitement des données à caractère personnel 

En utilisant les services qu’offre le CIRDI dans le cadre de l’administration des Instances, vous confirmez avoir pris connaissance du contenu de la présente Note d’Information, et vous l’acceptez.

Les passages de la présente Note d’Information concernant le traitement des données à caractère personnel via le Site Internet font partie des Conditions Générales qui régissent l’accès au Site Internet et son utilisation. En utilisant les services qu’offre le CIRDI dans le cadre de l’administration des Instances, vous reconnaissez être informé des Conditions Générales qui régissent l’accès au Site Internet et son utilisation, et vous les acceptez.

Modification de cette Note d’Information 

Le CIRDI est susceptible de modifier ou mettre à jour la présente Note d’Information à tout moment en en publiant une nouvelle version sur son Site Internet. Le CIRDI ne transmettra pas de notification individuelle pour vous signaler la mise à jour ou la modification de la présente Note d’Information.

Personnes à contacter au CIRDI à propos de vos données à caractère personnel

Pour toutes questions sur le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’une instance particulière, nous vous invitons à contacter le Conseiller juridique du CIRDI chargé de cette affaire. 

Pour toutes questions sur la présente Note d’Information ou sur la manière dont nous assurons le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter l’Équipe du CIRDI chargée de la protection des données à caractère personnel à icsiddataprivacy@worldbank.org. 

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La présente Note d’Information est à jour au 1^er avril 2025.