Mémorandum sur les honoraires et frais (juillet 2005)
(6 juillet 2005)
Sauf accord contraire, conformément à l’article 60(2) de la Convention du CIRDI, les membres des Tribunaux arbitraux constitués en vertu de la Convention sont en droit de recevoir les honoraires, les allocations journalières de subsistance, le remboursement des frais de voyage et autres dépenses visés à l’article 14(1) du Règlement administratif et financier du Centre. Ce mémorandum vise à expliquer ces prestations ainsi que la manière dont elles sont calculées, réclamées et versées*. Conformément à l’article 14(1) du Règlement administratif et financier, l’allocation de subsistance et les frais de voyage sont calculés selon les normes établies pour les Administrateurs de la Banque mondiale.
I.  Honoraires
1.  L’article 14(1) du Règlement administratif et financier dispose que les arbitres reçoivent :
i. des honoraires pour chaque journée de participation aux sessions du Tribunal arbitral concerné ; et
ii. des honoraires pour l’équivalent de chaque journée de huit heures consacrée à d’autres activités se rapportant à l’instance.
2.  Les journées de participation aux sessions comprennent les jours de voyage pour se rendre aux sessions et en revenir. Des honoraires au titre d’activités inférieures à huit heures peuvent être demandés au taux d’un huitième des honoraires applicables par heure de travail accompli.
3.  Le montant des honoraires visés ci-dessus est actuellement de 3 000 USD par jour de session ou journée de huit heures consacrée à d’autres activités. Ce montant a été établi dans l’idée que les Tribunaux ne proposent pas des montants plus élevés aux parties.
II. Allocations journalière de subsistance
4.  Ces allocations sont versées en lieu et place du remboursement des frais de subsistance lorsque les arbitres sont hors de leur résidence habituelle. Sous réserve du paragraphe 7 ci-dessous, ces allocations couvrent l’ensemble des dépenses personnelles telles que frais d’hébergement, repas, communications personnelles, service de voiturier, pourboires et gratifications ainsi que toutes dépenses qui ne sont pas autrement remboursables.
Tarif de base et tarif spécial
5.  L’allocation de base s’élève actuellement à 115 USD par jour. Sous réserve d’un réexamen périodique, des allocations journalières spéciales d’un montant de 135 USD, 170 USD et 185 USD s’appliquent pour certaines villes où le coût de la vie est élevé, telles qu’indiquées en Annexe A.
Allocation journalière complète et tarif mixte
6.  Pour chaque nuit passée à l’hôtel au cours d’un voyage effectué dans le cadre de l’instance, les arbitres peuvent :
i. demander l’allocation journalière complète établie pour la ville concernée et couvrir eux-mêmes l’ensemble de leurs dépenses, ou
ii. choisir un tarif mixte selon lequel ils demandent le prix réel de la chambre d’hôtel (taxes et frais de service inclus, le cas échéant) ainsi qu’une allocation représentant 50 % de l’allocation journalière autorisée (arrondie au dollar le plus proche) pour couvrir leurs autres frais personnels (repas, pourboires, service de voiturier, communications personnelles, etc.).
Si un arbitre opte pour le tarif mixte, il doit joindre la (les) note(s) d’hôtel à sa demande.
Allocation journalière pour les déplacements de jour, etc.
7.  Pour les déplacements effectués de jour ou de nuit par avion, train ou autres moyens de transport public, l’allocation journalière représente la moitié du tarif normal de 115 USD, arrondi au dollar le plus proche (soit 58 USD).
III. Frais de voyage
8.  Les frais de voyage qui peuvent être remboursés comprennent les frais de voyage engagés en relation avec les sessions du Tribunal concerné.
9.  Le voyage doit en toutes circonstances être effectué du lieu de résidence vers le lieu de la session et inversement en empruntant le chemin le plus direct.
Transport vers et depuis les terminaux
10.  Les arbitres peuvent demander le remboursement des frais réels de transport, taxi, taxes d’aéroport ou taxes assimilées, pourboires et autres frais annexes nécessaires au transport vers et depuis les terminaux. Dans ce cas, les frais réels engagés doivent être détaillés et la demande de remboursement doit dans la mesure du possible être accompagnée des pièces justificatives appropriées.
11.  Dans l’alternative, au lieu de demander le remboursement des frais réels, un arbitre peut demander une allocation forfaitaire « aller-retour » de 54 USD pour couvrir les frais nécessaires de transport vers et depuis les terminaux.
Classe de transport
12.  Lorsqu’ils voyagent par moyen de transport public aérien ou terrestre, les arbitres sont autorisés à voyager dans une classe supérieure à la classe économique. Le remboursement sera effectué dans chaque cas en fonction des frais de transport réellement engagés. La copie du titre de transport du passager doit toujours être conservée et soumise avec la demande de remboursement.
Déplacements dans les villes et pays
13.  Les frais de déplacements en taxi dans les villes seront remboursés aux arbitres. La demande de remboursement devra, dans la mesure du possible, être accompagnée de reçus ou autres pièces justificatives similaires.
14.  En l’absence de transports publics adaptés et aisément accessibles, il est possible de louer un véhicule afin de se déplacer à l’intérieur du pays. Les arbitres se verront rembourser les frais réels de la location, après toute déduction appropriée pour usage personnel. Les justificatifs de paiement des frais de location devront être conservés et soumis avec la demande de remboursement.
15.  Si un déplacement est effectué dans un véhicule personnel, il sera versé une « indemnité kilométrique » de 0,565 USD par mile (0,35 USD par km).
16.  Dans le cadre des déplacements effectués dans un véhicule personnel ou de location, les arbitres peuvent en outre demander le remboursement des frais réels de péage et de stationnement.
Excédents de bagages
17.  Les arbitres peuvent demander le remboursement d’excédents de bagages encourus à l’occasion du transport de documents et de papiers nécessaires à la session concernée.
Escales de repos
18.  Une escale de repos est un arrêt marqué entre le point de départ et certaines destinations pour un vol d’une durée supérieure à neuf heures. Une escale d’une nuit est autorisée dans chaque direction. (Les escales autorisées peuvent être combinées et prises lors de l’aller ou du retour du voyage.) Avant d’entreprendre un voyage, il convient de consulter le Secrétariat sur le nombre d’escales autorisées pour celui-ci. Des allocations de subsistance peuvent être demandées pour chaque escale autorisée (ou correspondance), à moins que les frais de subsistance ne soient pris en charge par la compagnie aérienne.
IV. Autres frais remboursables
19.  Outre leurs honoraires, allocations journalières et frais de voyage, les arbitres ont, en vertu de l’article 14(1) du Règlement administratif et financier, droit au remboursement de toutes dépenses raisonnablement engagées.
20.  Il peut s’agir, par exemple, des frais de communications, de services de dactylographie et de photocopie requis dans le cadre de l’instance, ainsi que des frais de subsistance encourus à l’occasion des sessions sur le lieu de résidence. Les demandes de remboursement de tels frais doivent, dans la mesure du possible, être accompagnées de reçus ou autres pièces justificatives.
V. Demandes et paiement
21.  Les demandes de paiement d’honoraires, allocations et frais, accompagnées de toutes pièces justificatives, doivent être soumises au Secrétariat en utilisant le formulaire " Claims for Fees and Expenses " (cliquer ici pour consulter le guide pratique pour remplir le formulaire).
22.  Après avoir approuvé une demande, le Secrétariat adresse la demande de paiement à la Banque mondiale, qui administre les comptes établis pour les instances. La Banque mondiale procède alors au paiement de l’arbitre concerné. Le paiement est effectué par virement sur le compte bancaire indiqué.
 
* Les prestations exposées dans le présent mémorandum s’appliquent également aux membres des Commissions de conciliation et des Comités ad hoc constitués en vertu de la Convention du CIRDI. Les membres des Commissions de conciliation, des Tribunaux arbitraux et des Comités de constatation des faits constitués en vertu du Règlement du mécanisme supplémentaire du CIRDI ont les mêmes droits, sauf accord contraire conformément à l’article 6 de l’Annexe A de ce Règlement. 
 
LISTE DES VILLES DONNANT LIEU À DES
TARIFS SPÉCIAUX D’ALLOCATIONS JOURNALIÈRES
 
 
 
Villes pour lesquelles l’allocation journalière s’élève à 185 USD
 
AbidjanFrancfortNassau
Abu DhabiGenèveN’Djamena
AmsterdamHaye, LaNew York
AucklandHelsinkiNiamey
BâleHong KongOsaka
BaltimoreHonoluluOslo
BamakoIstanbulOttawa
BangkokKampalaParis
BanguiKhartoumPort d’Espagne
BerlinKinshasaPort-Louis
BerneKoweïtRabat
BonnKyotoRome
BostonLibrevilleSan Francisco
BrazzavilleLoméSéoul
BridgetownLondresSingapour
BruxellesLuxembourgSt. Georges
BudapestMadridStockholm
CasablancaMascateSydney
ChicagoMelbourneTaipei
CologneMiamiTokyo
CopenhagenMilanToronto
CotonouMombasaTurin
DakarMontréalVienne
DublinMunichYaoundé
Zurich


Villes pour lesquelles l’allocation journalière s’élève à 170 USD

AccraDjiboutiOuagadougou
Addis-AbebaDjiboutiOxford
AlgerDoualaPanama
AmmanFreetownPékin
AnkaraGaboronePhiladelphie
AnnabaGuatemalaPittsburgh
AnnapolisGuayaquilPort Moresby
ApiaHavane, LaPorto
AthènesHoustonReykjavik
AtlantaIzmirRio de Janeiro
BeijingJakartaRiyad
BelgradeJérusalemRoseau
BissauJohannesburgRotterdam
BogotaKigaliSaint-Domingue
BombayKingstonSanaa
BrisbaneKota KinabaluSanta Cruz
Buenos AiresKuala LumpurSão Paulo
CalcuttaLagosShanghai
CanberraLisbonneSurabaya
CaracasLos AngelesSuva
CastriesLubumbashiTananarive
ConakryLusakaTegucigalpa
DaccaManilleTel-Aviv
DallasMexico CityVancouver
DamasMonterreyVarsovie
DenpasarMoroniWashington
DetroitNicosieZagreb
Dijon Nouvelle-Orléans, La


Villes pour lesquelles l’allocation journalière s’élève à 135 USD

AgadirDar es SalaamNandi
AlexandrieDjeddahNankin
AsunciónFèsNew Delhi
BangaloreGeorgetownNouakchott
BanjulHarareParamaribo
BaranquilaIslamabadPhoenix
Belo HorizonteLarnacaSalvador
BrightonLilongweSan José
Caire, LeLimaTianjin
CaliMarrakechTunis
CantonMedellínVillahermosa
Carthagène​Nairobi 
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