Acceptation de sa désignation par un arbitre, conciliateur ou membre de comité

​​​​​Lorsqu'un arbitre, un conciliateur ou un membre de comité ad hoc est nommé dans une affaire CIRDI, le Secrétariat du CIRDI écrit à la personne désignée pour lui demander si elle accepte sa nomination (article 5(3) du Règlement d'arbitrage ; article 5(3) du Règlement de conciliation, article 11 du Règlement d'arbitrage (Mécanisme supplémentaire), article 11 du Règlement de conciliation (Mécanisme supplémentaire)). Le Secrétariat doit recevoir l'acceptation dans un délai de 15 jours à compter de la date de la lettre (article 5(3) du Règlement d'arbitrage ; article 5(3) du Règlement de conciliation, article 11(3) du Règlement d'arbitrage (Mécanisme supplémentaire), article 11(3) du Règlement de conciliation (Mécanisme supplémentaire)).

La lettre par laquelle le Secrétaire du CIRDI demande à la personne désignée si elle accepte sa nomination contient, en annexe, des documents relatifs au calendrier de l'affaire et à l'organisation de l'instance, ainsi que des informations sur les honoraires applicables aux activités se rapportant à l'instance et d'autres renseignements sur la gestion financière des affaires. Le CIRDI veille à ce que l'instance se déroule dans les meilleurs délais et à des coûts raisonnables. Il encourage donc les futurs arbitres, conciliateurs et membres de comités ad hoc à déterminer leurs disponibilités au cours d'une période de 24 mois, afin de s'assurer qu'ils auront suffisamment de temps pour exercer leurs fonctions dans le cadre des Règlements du CIRDI et rendre leur sentence, leurs décisions, leurs ordonnances de procédure et établir le procès-verbal devant être dressé par toute commission de conciliation dans les délais requis. 

Cette lettre demande également à chaque arbitre, conciliateur et membre de comité ad hoc d'indiquer sa (ses) nationalité(s). L'objet d'une telle demande est d'éviter tout manquement aux exigences en matière de nationalité prévues par les Règlements du CIRDI (voir article 39 de la Convention CIRDI, article 1(3) du Règlement d'arbitrage et article 7 du Règlement d'arbitrage (Mécanisme supplémentaire)).

Lorsqu'il accepte sa nomination, chaque arbitre, conciliateur ou membre de comité ad hoc est tenu de signer une déclaration d'indépendance et d'impartialité et de souscrire un engagement de confidentialité, conformément au modèle figurant dans la disposition applicable (article 6(2) du Règlement d'arbitrage, article 6(2) du Règlement de conciliation, article 13(2) du Règlement d'arbitrage (Mécanisme supplémentaire), article 13(2) du Règlement de conciliation (Mécanisme supplémentaire)). La déclaration signée doit contenir toutes informations pertinentes, y compris les informations qui sont dans le domaine public, relatives à ses relations professionnelles, d'affaires ou autres (s'il en existe), passées ou actuelles, avec les parties et leurs conseils. Elle doit en outre mentionner toutes circonstances susceptibles d'éveiller des doutes légitimes sur la capacité de la personne désignée à exercer ses fonctions en toute indépendance. Si celle-ci n'a aucune déclaration à faire à ce sujet, elle doit l'indiquer en cochant la case « aucune déclaration jointe ».

Tout arbitre, conciliateur ou membre d'un comité ad hoc est soumis à une obligation permanente d'informer sans délai le Secrétaire général de toute relation qui s'établit ou de toute circonstance qui survient au cours de l'instance et qui est susceptible de mettre en cause son indépendance et son impartialité.

Le dossier de l'affaire est remis à chaque arbitre, conciliateur et membre de comité ad hoc une fois le tribunal, la commission ou le comité constitué. La constitution marque le point de départ de certains délais de procédure, tel que le délai dans lequel la première session avec les parties doit se tenir (voir par exemple, Première session – Arbitrage dans le cadre de la Convention CIRDI).

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