Aceptación de nombramiento como Árbitro, Conciliador o Miembro de un Comité
Cuando un árbitro, conciliador o miembro de un Comité ad hoc sea nombrado en el marco de un caso CIADI, el Secretariado del CIADI le escribirá a la persona nombrada para solicitar la aceptación del nombramiento (Regla 5(3) de las Reglas de Arbitraje; Regla 5(3) de las Reglas de Conciliación, Artículo 11 del Reglamento de Arbitraje (Mecanismo Complementario), Artículo 11 del Reglamento de Conciliación (Mecanismo Complementario)). El Secretariado debe recibir la aceptación dentro de 15 días de la fecha de la carta (Regla 5(3) de las Reglas de Arbitraje; Regla 5(3) de las Reglas de Conciliación, Articulo 11(3) del Reglamento de Arbitraje (Mecanismo Complementario), Artículo 11(3) del Reglamento de Conciliación (Mecanismo Complementario)).
La carta de solicitud de aceptación se encuentra acompañada de documentos relativos al calendario del caso y al calendario del procedimiento, así como de información acerca de los honorarios aplicables en concepto de trabajo vinculado al caso y otros detalles sobre la gestión de las finanzas del caso. El CIADI procura garantizar que el procedimiento sea eficiente en lo que respecta tanto al tiempo como al costo. Por consiguiente, alienta a los futuros árbitros, conciliadores y miembros de Comités a considerar su disponibilidad durante un período de 24 meses a fin de asegurarse de tener tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades en virtud de las normas del CIADI y emitir laudos, decisiones, resoluciones procesales e informes de Comités en forma oportuna.
La carta de solicitud de aceptación también le pide a cada árbitro, conciliador y miembro de un Comité que especifique su(s) nacionalidad(es). El propósito consiste en evitar cualquier conflicto con los requisitos de nacionalidad con arreglo a las normas del CIADI (véanse Artículo 39 del Convenio del CIADI y Regla 1(3) de las Reglas de Arbitraje, al igual que Artículo 7 del Reglamento de Arbitraje (Mecanismo Complementario)).
Al momento de aceptar un nombramiento, cada árbitro, conciliador y miembro de un Comité debe hacer una declaración en cuanto a su imparcialidad e independencia y asumir un compromiso de confidencialidad en la forma establecida por la norma pertinente (Regla 6(2) de las Reglas de Arbitraje; Regla 6(2) de las Reglas de Conciliación, Artículo 13(2) del Reglamento de Arbitraje (Mecanismo Complementario), Artículo 13(2) del Reglamento de Conciliación (Mecanismo Complementario)). La declaración firmada debería dar a conocer cualquier información pertinente, incluida información de dominio público, sobre su experiencia profesional, de negocios y otras relaciones (de haberlas) con las partes y sus consejeros. La declaración debería cubrir cualquier circunstancia que pudiera generar dudas justificadas acerca de la confianza en la imparcialidad de juicio de la persona nombrada. El hecho de que no hubiera declaración semejante para hacer debería indicarse marcando el recuadro "no se adjunta declaración".
Hay una obligación continua de notificar prontamente al Secretario General de cualquier relación o circunstancia que surja durante el procedimiento que pudiera poner en duda la imparcialidad e independencia del árbitro, conciliador o miembro de un Comité.
Cada árbitro, conciliador y miembro de un Comité recibe el expediente del caso una vez que el Tribunal, la Comisión o el Comité ad hoc ha quedado constituido. La constitución da lugar al inicio de determinados plazos procesales, tales como el tiempo dentro del cual debe celebrarse una primera sesión con las partes (véase, p. ej., Primera sesión – Arbitraje en virtud del Convenio del CIADI).